Kierownik i przełożony

Nigdy nie należy takiego wniosku odrzucać „automatycznie”. Kierownik nie powinien od razu formułować odmowy na piśmie ani też informować o niej pracownika „z marszu” w swoim sekretariacie.

Trzeba zaprosić pracownika do swojego gabinetu. Informując go o tym wcześniej, kierownik powinien wyjaśnić, że tematem rozmowy będzie termin urlopu. Musi zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu, nie więcej jednak niż 15-20 minut.

Należy wybrać właściwy moment. Na pewno nie jest nim „końcówka” dnia roboczego ani piątek. Nie jest nim także okres tuż po jakiejś „wpadce” pracownika, nie powinien bowiem potraktować odmowy jako kary.

Kierownik powinien przedstawić interesy organizacji związane z realizacją zadań przez podwładnego, powinien podkreślić jego rolę i uzasadnić, dlaczego jego obecność jest tak ważna. Celem rozmowy, tych mini-negocjacji, musi być tak przekonywające wyjaśnienie powodów odmowy, by pracownik uznał, że będąc na miejscu szefa podjąłby identyczną decyzję.

Przełożony powinien starać się uczynić pracownika swoim sojusznikiem w grze o dobro organizacji, wtajemniczając go w różne zależności. W ten sposób dostarczymy mu także argumentów ułatwiających wytłumaczenie tej odmowy innym, zwłaszcza rodzinie i kolegom.

Ważne jest, aby kierownik doprowadził do jednoznacznego uzgodnienia, na kiedy urlop zostaje przesunięty. Jeśli leży to w kompetencji przełożonego, powinien on zaoferować „odszkodowanie”, jak np. dodatkowe wolne dni po pomyślnym zakończeniu tej pilnej pracy. Nie wolno jednak wzbudzić wrażenia, że chodzi o „kupienie” pracownika.