Pewien stopień formalizacji instytucji jest niezbędny, stwarza ona bowiem ogólne ramy organizacyjnego działania ludzi. Niestety, nie można w oderwaniu od konkretnych uwarunkowań określić, jak dużo powinno być organizacyjnych przepisów, jak bardzo powinny być one szczegółowe oraz jak silne powinno być zagrożenie sankcjami w przypadku niestosowania się do obowiązujących wzorców zachowań. Nie można zatem abstrakcyjnie wyznaczyć właściwego stopnia sformalizowania określonej organizacji. Z tego między innymi powodu w procesie formalizacji popełniane są liczne błędy. Polegają one przede wszystkim na:
– 1) przeformalizowaniu, czyli wprowadzeniu do instytucji zbyt wielu lub zbyt szczegółowych, w stosunku do jej potrzeb, przepisów organizacyjnych, a także regulacji zbyt kategorycznie lub zbyt rygorystycznie określających wzorce zachowań
– 3) dysproporcjach w procesie formalizacji, czyli kreowaniu takich sytuacji, w których pewne komórki organizacyjne, funkcje czy sfery działania są w zbyt małym lub zbyt dużym stopniu sformalizowane w stosunku do innych współpracujących z nimi części np. jeśli określimy, że dział analiz ekonomicznych i sprawozdawczości przedsiębiorstwa X przygotowuje sprawozdania z wykonania planów techniczno-ekonomicznych do dnia 15 każdego miesiąca rozpoczynającego nowy kwartał (za kwartał ubiegły), a jednocześnie nie wyznaczymy ścisłego terminu złożenia do tego działu szczegółowych sprawozdań, sporządzanych przez kierowników pozostałych komórek, to możemy być pewni, że w przygotowywaniu tych sprawozdań (a także związanych z nimi planów) powstawać będą – i to co kwartał – zakłócenia współpracy i opóźnienia
– 3) niedoformalizowaniu całości organizacji „są to przypadki stosunkowo rzadkie, a zdarzają się wówczas, gdy ludzie – członkowie instytucji – z braku obowiązujących, utrwalonych w postaci przepisów organizacyjnych wzorców zachowań przyjmują sposoby działań, które są sztywne, za mało elastyczne, nie uwzględniają potrzeb ani własnej instytucji, ani współdziałających z nią instytucji itp.” [Kurnal, 1972b, s. 47].
Leave a reply